Oft scheitert das Delegieren schon bei der Einstellung, dass man das selbst ja schneller machen kann, als es dauert, es jemand anderem zu erklären.
Warum sollte man eine Stunde investieren, um 5 Minuten Zeit zu sparen?
Aber multiplizieren Sie diese 5 Minuten doch mit 365 Tagen oder zumindest mit 52 Wochen! Wenn Sie einen Aufgabenbereich einmal richtig delegiert haben, sparen Sie regelmäßig Zeit.
Wichtige Grundprinzipien beim Delegieren:
Information:
+ Geben Sie alle Informationen, die zur Erfüllung notwendig sind. Halten Sie keine Informationen zurück! Wichtig sind auch zu beachtende Regeln, Zwänge und Zusammenhänge.
+ Stellen Sie sicher, dass der MA die Aufgabe korrekt versteht.
+ Erklären Sie dem MA auch den übergeordneten Sinn und das Ziel der Aufgabe, nur so kann der MA im Ablauf richtige Entscheidungen treffen.
Verantwortung:
Geben Sie dem MA eine gewisse Freiheit die Aufgabe mit eigenen Methoden durchzuführen. Ihre Methode ist nicht die einzig richtige. Vorhandene Regeln und Zwänge müssen natürlich mitgeteilt werden.
Feedback / Kontrolle
Kontrollieren Sie die Zielerreichung der Aufgaben.
Dieser Schritt wird dann oft vergessen, ist für den Erfolg des Delegierens aber wesentlich.
Den Affen nicht zurücknehmen!
Wenn es zu Problemen oder Fragen kommt, werden Aufgaben oft an den Vorgesetzten „zurückdelegiert“.
Der MA kommt mit dem Affen auf der Schulter zu Ihnen herein, dann geht der MA und der Affe bleibt bei Ihnen. Das dürfen sie nicht zulassen!
Fragen Sie den MA: Wie würden Sie das Problem lösen? Wie würden Sie entscheiden?
Der MA muss das Problem lösen und den Affen wieder mitnehmen!
Was Sie SOFORT tun können:
Delegieren Sie eine Ihrer Aufgaben von ihrer Aufgabenliste an einen Mitarbeiter. Befolgen Sie alle oben angeführten Schritte.
Wie Sie Future Factory – Software dabei unterstützen kann:
+ Die Aufgabenverwaltung ermöglicht es, auch Aufgaben für andere Mitarbeiter anzulegen und deren Fortschritt zu kontrollieren.